CREATIE GUIDES / AI / 業務自動化
業務自動化は何から始める？最初の1業務の選び方
「いろいろ自動化したい」と思ったときは、担当者が手順を説明できる、繰り返しのある1業務から整理してみましょう。作業の入口・出口・例外をそろえると、AIを使う場所と人が確認する場所を具体的に相談できます。
最初の候補は、繰り返しがあり、手順と完了条件を説明でき、間違いを確認・修正できる業務です。まず現状を記録し、狭い範囲で試してから広げます。
1. 「毎週の集計」のように、作業を1つに絞る
「経理を自動化したい」では範囲が広いため、たとえば「決まったフォーマットの申請を一覧へ転記する」のように、作業の始まりと終わりを決めます。候補が複数あるときは、次の4点を担当者と見比べてください。
- 繰り返し：同じ作業がどのくらい発生しているか。
- 手順：別の担当者でも、説明を読めば進められるか。
- 確認：何をもって正しいとするか決められるか。
- 例外：いつもと違う入力を、誰が受け取るか決められるか。
最初に試す業務を、3つの条件で比べる
候補を比べるときは、手順を説明できるか、誤りを確認できるか、例外を担当者へ戻せるかを確認します。例えば、次のように試す範囲を絞ります。
| 業務の候補 | 最初に試す範囲 |
|---|---|
| 決まった形式の転記 | 空欄・重複を確認し、処理できない入力を担当者へ戻すところまで |
| 文章の下書き | 短い文章の案を作り、担当者が原文と照合するところまで |
| 個別の重要な判断 | 判断は担当者が行い、必要な情報の整理など補助部分を検討する |
表は検討用の例です。実際の顧客事例や導入実績、自動化できる範囲を保証するものではありません。
件数が多くても、毎回判断基準が変わる業務は、先に判断の整理が必要です。件数・手間だけで優先順位を決めず、確認に必要な負担も合わせて考えます。
2. 入口から出口まで、6項目で書き出す
ツール名を決める前に、今の仕事を次の形で書き出します。「担当者の頭の中にある例外」も、分かる範囲で残しましょう。
| 項目 | 書くこと | 仮の記入例 |
|---|---|---|
| きっかけ | いつ作業を始めるか | 申請フォームが届いたとき |
| 入力 | 使う情報と、その形式 | 申請日・申請番号・申請内容 |
| 手順・ルール | どの順で、何をするか | 必須項目を確認し、一覧に追記 |
| 例外 | 通常どおりに進められない条件 | 番号が重複、必須項目が空欄 |
| 出力・完了 | 何ができたら終了か | 一覧と返信案が担当者に届く |
| 確認する人 | 通常処理と例外の責任者 | 受付担当が確認後に返信 |
表の記入例は説明用です。実際の顧客事例や導入実績を示すものではありません。
3. AIを使う場所と、決まったルールで処理する場所を分ける
自動化には、決めた条件で処理する方法もあります。MicrosoftのPower Automateの公式説明でも、反復作業やアプリ・サービス間のワークフローを自動化する用途が紹介されています。Microsoft Learn：Power Automateの概要
| 作業の性質 | 検討する方法 | 試す前の確認 |
|---|---|---|
| 項目や条件が固定 | 通常のルールによる自動化 | 空欄・重複・形式違いの扱い |
| 文章の表現が毎回変わる | AIによる分類・抽出・下書きを候補にする | 正解例と、人による確認方法 |
| 重要な判断、未知の例外が多い | 人の判断を残し、補助部分を絞る | どの条件で担当者へ戻すか |
| 手順や入力が未整理 | 先に業務と情報を整理する | 現場の担当者間で手順を共有できるか |
これは検討のための目安です。実装方法は、現在のシステム、情報の扱い、処理の精度、担当者の確認負担を見て決めます。AIの出力を使う場合は、下書き・候補を確認する工程も業務の中に含めてください。
4. まずは「一覧化と返信案」まで試す
説明用の仮の例 / 顧客事例ではありません
申請受付の一部分を整理するなら
- フォームから届いた申請を受け取る。
- 必須項目を、決めたルールで確認する。
- 重複や不足があれば担当者へ戻す。
- 一覧へ追記し、必要ならAIで返信案を作る。
- 担当者が内容を確認してから送信する。
初回の検証範囲を「返信案ができるまで」と決めれば、実際の送信は担当者が行えます。通常の申請だけでなく、空欄・重複・長い自由記述なども用意し、処理できないときに止まることと担当者へ戻せることを確認します。
相談や検証に渡すサンプルは、氏名・取引先名・認証情報などを伏せて作成してください。実データを外部サービスへ送る前に、利用するサービスのデータの扱いと社内の運用ルールを確認します。
5. 確認・修正の時間も含めて比べる
現状の作業件数と、担当者が実際に手を動かす時間を記録します。自動化後も、入力の準備・出力の確認・修正・例外対応を同じ範囲で記録しましょう。
時間の計算例 / 実測や削減実績ではありません
仮に週30件、1件8分なら、週240分。
これは現状の手間を見積もる計算例です。240分をそのまま削減できるという意味ではありません。
- 時間：通常処理＋確認・修正＋例外対応の合計。
- 品質：見落とし、誤り、やり直しの件数。
- 運用：処理できなかった件数と、その原因。
- 費用：初期作業、サービス利用、維持・改善に必要な費用。
試す前に「どの結果なら続けるか」を決めておくと、便利さだけで判断せずに済みます。通常処理が速くても、確認や修正が増えれば、範囲や方法を見直します。
6. 相談前の整理シート
次の項目を、分かるところだけ記入してください。ツール選びが済んでいなくても、現状の手順と困っている箇所があれば、相談の出発点になります。
- 業務名・担当者・作業件数・1件あたりの時間
- きっかけ・入力・手順・例外・出力・確認者の6項目
- 改善したい点と、最初に試したい範囲
- 伏せ字にしたサンプル、現在使っているツール
- 効果を判断する指標と、検証を止める条件
記入例を参考にした相談用シートは、下のボタンから保存できます。空欄があっても構いません。秘密情報や顧客の実データは書き込まず、共有する範囲を確認してください。